图书馆组织机构

[拼音]:tushuguan zuzhi jigou

[英文]:organizational units in a library

图书馆内设定的业务和行政部门。图书馆管理的一个重要内容是对所属机构(部门)的管理,主要包括部门的划分和设立,各部门关系的确定,职能、职权和业务工作的分工,人员编制、技术力量的配备与协调等。机构设定的目标是提高工作效率,因此,最精简的、职责分明的、合理的机构设定可以使图书馆成为一个有机的整体,更有效地实现其目标。

图书馆的组织机构由业务机构和行政机构两大部分构成:业务机构主要执行文献的选择、收集、加工、整理、储存、提供使用等职能;行政机构主要是为图书馆业务工作提供条件,支援和保证业务工作的完成,负责祕书、外事、公共关系、人事、财务、安全保卫、物资供应、医疗卫生、行政管理等工作。

图书馆的核心部门是业务部门,其机构设定形式主要有:

(1)按图书馆的职能设定的部门。即根据图书馆文献收集、整理和提供使用等职能建立部门 (多称为部或组),如采访部、编目部、流通部(或分别设阅览部和外借部) 、参考谘询部、图书典藏部、特藏部、业务研究辅导部等。各个职能部门还可根据图书馆的规模、任务、文种等设定不同层次的下属部门,如编目部还可分中文编目、外文编目等部门。在国际上采用较广的是按职能设定机构,但通常用于管理普通图书的图书馆业务。

(2)按文献学科的类别设定的部门,如自然科学、人文科学、社会科学等部门。这种方式也较多地适用于有关图书的各项业务。

(3)按文献的语言文字设定的部门,如中文部、西文部、日文部、俄文部等。

(4)按文献型别设定的部门,如期刊部、地图部(或舆图部)、善本部(或手稿部)、专利文献部、视听资料部等。这种型别的机构大多综合承担多种职能,如期刊部往往是兼负责期刊的采集、编目、分类、典藏、流通服务等。

(5)按读者群体划分的部门如儿童服务部、老年服务部、大学生图书馆、教师参考部、残疾人服务部等。

(6)按服务工作的范围或地区设定的部门,如公共图书馆或 大学图书馆 的分馆、流动书车等。

(7)按技术装置设定的部门,如缩微影印室、计算机应用室、视听室等。

由于各个图书馆在型别、性质、任务、规模、领导方式、馆藏组织等方面都会有所不同,机构设定也多不尽相同。小型图书馆和专业图书馆多采用单一的形式设定,大型图书馆则通常综合运用多种形式设定机构。

在国际上,大中型图书馆一般设定技术工作部门(包括采访、选书、编目、保管等子部门)、公众部门(包括参考、流通、期刊、复制等子部门)、行政管理部门(包括财会、人事、建筑、文具等子部门)等。

图书馆一些主要业务部门的职责范围是:(1) 采访部门或文献收集部门:根据图书馆的性质、任务和读者需求,制订馆藏建设方针和文献收集计划,进行文献选择收集文献和验收登记,充实馆藏,建立科学的馆藏体系,并开展文献资料的采购协调。(2)文献编目部门:对进馆文献资料进行分类、编目、加工、组织目录、揭示和报道馆藏,建立馆藏目录体系。(3)文献典藏部门:负责基本书库、储存本书库或存贮书库的组织管理,办理图书的出库和归架, 负责书库内文献资料的保护工作。(4)外借阅览部门:负责读者调查登记,发放借阅图书的证件,办理馆藏书刊的外借和阅览,开展馆际互借,负责书刊流通与利用的原始统计,管理各个阅览室和出纳台。指导读者使用图书馆目录,宣传推荐图书,指导读者阅读。未设定典藏部门的图书馆,还负责书库的组织管理和图书保护。(5)馆际互借部门:为个人或集体读者提供馆际互借服务,办理互借手续。未设馆际互借部门的图书馆,互借工作一般由外借阅览部门负责。(6)书目参考部门:主要负责编制各种专题书目索引,解答读者谘询,指导读者使用书目、索引、文摘及其他各种工具书。(7) 情报研究部门:通过编写或提供综述、述评、专题研究报告和其他情报研究成果,为有关部门、个人或集体读者的科学研究、规划、决策提供服务。(8)期刊部门:负责期刊的收集、登记、加工、装订、储存、复制、 阅览、外借的全过程工作。未设期刊部门的图书馆,期刊的各项工作分别由采编、外借、阅览等有关部门负责。(9) 特藏部门:负责珍本、善本、手稿和其他特藏资料的管理与流通。(10)业务研究辅导部门:主要负责本馆、本系统或本地区图书馆业务改革、发展的研究和经验交流,负责对本系统或本地区所属图书馆的业务辅导工作。(11)图书馆学情报学研究部门:负责本馆、本系统或本地区所属图书馆的图书馆学、情报学研究课题的选择、组织、鑑定、推广工作以及实际研究工作。(12)计算机技术应用部门:负责本馆、本系统或本地区图书馆计算机技术应用的规划 和网路组织,以及应用与开发等。

在国际图书馆界,对于大学的图书馆系统(即由总馆、各学院或系分馆或资料室组成的系统) 以及类似系统是集中还是分散设定机构,一直是个热门论题。许多图书馆的经验表明,最好的做法是文献收集和整理工作应集中(选书分散),服务应分散;一个系统的所有图书馆都是该系统的组成部分,各项工作宜统筹安排。

图书馆的组织机构需随著变化了的情况及时调整和改革。造成机构改变的主要因素有:

(1)图书馆目标、任务和图书馆计划的改变;

(2)机械化和自动化技术的采用;

(3)新的建筑物和装置的增添;

(4)经费的突然增加或减少等。调整和改革机构将使图书馆活动更加富有生气。

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